Izjava o zaštiti osobnih podataka zaposlenika i ugovaratelja

Dobrodošli u Lugera Talent Solutions d.o.o. za zapošljavanje, Zagreb, Ulica fra Grge Tuškana 37, OIB: 31110908306, MBS: 080492874, agencijski ev.br. 6/04 od 21.06.2004 i broj licence: 178/20 od 17.2.2020 i Lugera Outsourcing d.o.o. za usluge, Zagreb, Ulica fra Grge Tuškana 37, OIB: 07018964853, MBS: 080639348, i povezana društva. Veselimo se suradnji s vama kako bismo vam pomogli u danjem razvoju vaše karijere. Kako biste i očekivali od nas, u svrhu urednog pružanja usluga mi prikupljamo i obrađujemo vaše osobne podatke.
Lugera se obvezuje štititi i poštovati vašu privatnost. U ovoj Izjavi o zaštiti osobnih podataka zaposlenika i ugovaratelja opisana su vaša prava o privatnosti u odnosu na vaše podatke koje obrađujemo kao i koraci koje poduzimamo kako bismo zaštitili vašu privatnost. Svjesni smo da je tekst dugačak, ali vas unatoč tome molimo pročitajte ovu Izjavu vrlo pažljivo. Niže se nalazi kazalo sadržaja kao pomoć u traženju željenih dijelova Izjave.

Kazalo

Obrazloženje nazivlja
Koje osobne podatke Lugera prikuplja i obrađuje?
U koju svrhu koristimo vaše osobne podatke?
Kako to uređuju propisi?
Jeste li nam obvezni dati osobne podatke koje tražimo?
Obrađujemo li vaše osobne podatke bez ikakvog ljudskog posredovanja?
Koliko dugo čuvate moje osobne podatke?
Prenosimo li vaše osobne podatke trećima?
Prenosimo li vaše osobne podatke izvan Europske unije?
Koja su vaša prava?
Nadzor
Kakva je zaštita osobnih podataka u Lugerinim sustavima?
Kako nas možete kontaktirati?
Kako mijenjamo ovu Izjavu?

Obrazloženje nazivlja

Prije svega trebamo pojasnili značenje pojedinih termina u ovoj Izjavi.
Možda se čini očitim, no u ovoj Izjavi obraćat ćemo vam se s „Vi“.

Kada govorimo o „nama“ ili „društvu“ mislimo na Lugera Talent Solutions d.o.o. i Lugera Outsourcing d.o.o. i s njima povezana društva (Lugera). Lugera u Hrvatskoj je dio Lugere, najinovativnijeg pružatelja usluga s područja ljudskih potencijala na svijetu. Putem svojih različitih društva i poslovnih linija Lugera pruža različite usluge s područja ljudskih potencijala (Human Resources) kao što su: zapošljavanje, ustupanje radnika, obrada plaća, traženje i selekcija kadrova, testiranja, karijerne transformacije, razvoj talenta, osposobljavanje i obrazovanje, outplacement i međunarodna mobilnost („naše djelatnosti“).
U obavljanju naših djelatnosti koristimo nekoliko IT sustava. U nekim slučajevima Lugera pruža kandidatima/osoblju Self Service Portal („Portal“). Portal vam omogućuje da ažurirate vlastiti profil, vaše podatke za kontakt, podatke o bankovnom računu, mjestu gdje radite za naše klijente, kao i vaše radne sate.
Konačno, ovo je Izjava o podacima o ljudima kao što ste Vi i Vaša obitelj. Sadrži činjenice o Vama, ali i mišljenja drugih o vama, kao i Vaša mišljenja (npr. „Ja sam ljubitelj nogometa“). Ne radi se o podacima o Lugeri (iako se ponekad ovi podaci preklapaju). Ova vrsta podataka se ponekad naziva „osobni podaci“, osobni identifikacijski podaci“ ili „OIP“. U ovoj Izjavi koristimo naziv „osobni podatak“.

Koje osobne podatke Lugera prikuplja i obrađuje?

• Osobne podatke koje Lugera prikuplja i obrađuje uključuje, ali nije ograničeno na:
  vaše ime, datum i mjesto rođenja, podatke za kontakt i kvalifikacije (obrazovanje, tečajevi i stažiranja), dokumente koji dokazuju vaš identitet i pravo na rad i sve druge podatke koje ste naveli u vašem životopisu;
• ako se prijavite na Portal koristeći vaš LinkedIn ili bilo koji račun na društvenim mrežama: podatke vašega profila;
• ako nas kontaktirate, sačuvat ćemo zapis o toj korespondenciji;
• povratne obavijesti o vama našeg osoblja i trećih osoba s kojima ili za koje radite; druga mišljenja; zapis kada vi dajete povratne obavijesti o drugima;
• vašu povratnu informaciju o nama i našim uslugama kroz ankete zadovoljstva;
• također prikupljamo podatke o vašem korištenju naših sustava uključujući (bez ograničenja na) vašu IP adresu, podatke o pretraživaču, vremenske oznake, lokacije, podatke o prometu u državi, lokacijske podatke, mrežne dnevnike i ostale komunikacijske podatke te izvore kojima pristupate. Pomoću ovih podataka olakšati ćemo Vam korištenje naših sustava;
• kada počnete za nas obavljati poslove, Lugera će prikupljati sljedeće:
  • podatke o spolu, državljanstvu, presliku osobnih dokumenata (kada je to nužno potrebno), podatke o adresi, dokumentaciju kojom ostvarujete pravo na rad na mjestima na kojima ćete raditi (vize, radne dozvole i slično);
  • podatke u svezi plaće, kao što su podaci o bankovnom računu, socijalnom osiguranju ili broju socijalnog osiguranja, porezni broj i identifikacijske brojeve, podatke o vašoj plaći i bonusima kao i dobrovoljna ustezanja na vašoj plaći (primjerice trošak članarine u sindikatu);
  • podatke o evidenciji rada, vrijeme provedeno na projektima, podatke o treningu, promocijama, istragama i disciplinskim mjerama;
  • podatke o Vašem korištenju našeg IT sustava i prostorija uključujući sustav nadzornih video kamera (CCTV) i sustav ulaznih vrata;
  • podatke o uzdržavanim članovima obitelji;
  • podatke o putovanjima (podatke o putu, podatke o kreditnim karticama, broj putovnice, podatke o nastalim troškovima) u svrhu pripreme i organiziranja svih potrebnih aktivnosti vezanih uz službena putovanja (npr. rezervacije aviokarata, karata za vlak, hotelske rezervacije, najam vozila) i uz naknadu troškova putovanja;
  • fotografije i video zapise vaše pristupnosti na treninzima ili sličnim događajima (na tim događajima imat ćete mogućnost tražiti da vas se ne snima ili fotografira);
  • slike i videozapise za internu komunikaciju, kao što su e-pošta, najave, vijesti na globalnom intranetu;
  • podatke o invalidnosti i prilagodbama koje bismo trebali uzeti u obzir na vašem radnom mjestu; i
  • u nekim slučajevima prikupljat ćemo također i druge osjetljive podatke, a ne samo pojedinosti vezane uz invaliditet, kada nam je to dopušteno temeljem zakona.

U koju svrhu koristimo vaše osobne podatke?

Lugera prikuplja i obrađuje osobne podatke:

1. kako bi Vam pružili usluge koje od nas očekujete, kao što su traženje odgovarajućih radnih zadataka, pomoć kod osposobljavanja ili olakšavanje postupka prijave na nove radne zadatke. Ovo uključuje obavještavanje o budućim mogućnostima rada putem elektroničke pošte, telefona, pošte i/ili drugih komunikacijskih metoda;
2. za daljnji razvoj i poboljšavanje naših sustava/procesa; to se provodi u kontekstu novih informacijsko-tehnoloških (IT) sustava i postupaka tako da će obavijesti o vama biti korištene kod testiranja onih novih IT sustava i postupaka kada s imaginarnim podacima (tzv. dummy data) nije moguće u cijelosti ostvariti djelovanje novog IT sustava.
3. u svrhu proučavanja i statistička te analitička istraživanja, na primjer za usporedbu učinkovitosti postavljanja suradnika s klijentima u različitim poslovnim sektorima i geografskim područjima te za identifikaciju čimbenika koji mogu utjecati na te identificirane razlike;
4. za prijenos podataka trećim stranama (vidjeti ispod);
5. za ispunjavanje pravnih obveza kada je to potrebno; i
6. kada počnete za nas obavljati poslove, kako bismo izvršili naše dužnosti poslodavca ili naručitelja (u slučajevima pojedinih ugovaratelja)
7. kada počnete obavljati poslove za nas:
   • a. kako bi osigurali poštivanje Vašeg ugovora o radu ili ugovora o pružanju usluga, kao i svih drugih ugovora i pravila koji uređuju radni ili ugovorni odnos
   • b. kako bi održavali i unaprijedili administraciju talenata (uključujući i potrebe analize radne snage)
   • c. kako bi provodili druge aktivnosti ljudskih potencijala (uključujući organizaciju rada, organizaciju izostanka s posla, osposobljavanje/upravljanje ljudskim resursima, upravljanje troškovima, disciplinski postupci)
   • d. za potrebe upravljanja dionicama i drugom imovinom na koju možda imate pravo
   • e. za promicanje sigurnosti i zaštite ljudi, radnih prostorija, sustava i imovine
   • f. za nadzor usklađenja sa unutarnjim pravilnicima i postupcima
   • g. za upravljanje komunikacijskim i drugim sustavima Lugere (uključujući interne baze podataka za kontakt)
   • h. za istragu i davanje odgovora na incidente i pritužbe
   • i. u slučajevima postojanja fotografija ili video zapisa sa tečajeva osposobljavanja, za potrebe unutarnjeg izvještavanja o provođenju tečajeva i sadržaju istih (primjerice u unutarnjim ažuriranjima), kao i za trženje sličnih tečajeva interno i trećim stranama; ili
   • j. za sudjelovanje u potencijalnim ili aktualnim kupovinama ili prodajama, ili zajedničkim pothvatima, cijele ili dijela poslovne aktivnosti ili samog društva, ukoliko to bilo koji član Lugere želi
   • k. za slanje prigodnih čestitki (primjerice povodom rođendana ili obljetnice poslovne suradnje)
   • l. u nagradnim aktivnostima vezanim za obavljanje vašeg posla za nas
   • m. ako ste ustupljeni radnik, za sudjelovanje u aktivnostima korisnika ustupljenog rada

Zašto i temeljem čega koristimo osobne podatke?

Zakonom smo dužni imati osnovu za obradu vaših osobnih podataka. Pravne osnove mogu biti:

1. Izvršavanje ugovora ili poduzimanje koraka prije sklapanja ugovora
Kada već radite sa, ili namjeravate raditi posredstvom Lugere, naša obrada osobnih podataka za sve ove svrhe temelji se na osnovi obrade kao što je izvršenje ili sklapanje ugovora (svrhe 1, 6 i 7 gore). Ove usluge mogu biti poput nuđenja odgovarajućih poslova za koje se možete prijaviti ili pomaganja u obuci i procesu prijave.

2. Poštivanje zakonskih obveza
Ponekad je obrada potrebna za ispunjavanje zakonskih ili regulatornih obveza (svrha 6). Javne vlasti, kao što su porezni, financijski ili organi za zaštitu podataka, mogu od nas zatražiti osobne podatke i pružiti nam zakonski razlog za otkrivanje podataka o vama (npr. sprječavanje ili otkrivanje kaznenog djela). U takvim okolnostima, po zakonu smo prisiljeni dostaviti vlastima vaše podatke.

3. Ispunjavanje naših legitimnih interesa
Obrada je neophodna u legitimnim interesima Lugere u ostvarivanju svojih temeljnih prava i temeljnih prava svojih zaposlenika za vođenje poslovanja na način koji ne utječe neopravdano na vaše interese ili temeljena prava i slobode (svrhe 1, 3, 4, 5, 6 i 7 gore). Ovo znači da kada je obrada neophodna za legitimne interese Lugere, mi uravnotežujemo vaše interese ili temeljna prava i slobode u odnosu na naš legitimni interes za obradu. Time se osigurava da ne obrađujemo podatke na način da vaš interes i temeljna prava prevladaju naš interes za takvu obradu.

Daljnju obradu vaših osobnih podataka na osnovama različitima od navedenih temeljiti ćemo samo na vašoj suglasnosti, a što je osnova za daljnju obradu.

Jeste li nam obvezni dati osobne podatke koje tražimo?

Pribavljanje Vaših osobnih podataka je uvjet koji je potreban za sklapanje i/ili održavanje ugovornog odnosa s Vama stoga ste nam dužni pružiti Vaše osobne podatke.
Ukoliko nam ne pružite Vaše osobne podatke nećemo biti u mogućnosti ostvariti radni ili ugovorni odnos, odnosno nećete biti u mogućnosti sudjelovati u određenim procesima vezanima uz povratne informacije ili razvoj karijere (što također nije u skladu s našim ugovornim odnosom)

Obrađujemo li vaše osobne podatke bez ikakvog ljudskog posredovanja?

Da, obrađujemo vaše osobne podatke bez ljudskog posredovanja. Lugera može koristiti automatizirane sustave/obrade i automatizirano donošenje odluka (kao što je profiliranje) kako bi poslovnim klijentima i vama pružili tražene usluge. Primjerice, kada naši poslovni klijenti traže kandidate za posao možemo pretražiti naše postojeće liste kandidata korištenjem automatiziranih kriterija kako bi sastavili kratki popis kandidata.

Koliko dugo čuvate moje osobne podatke?

Lugera može (u nekim slučajevima je dužno, ovisno o vrsti podataka) čuvati Vaše osobne podatke nekoliko godina nakon završetka radnog odnosa. Općenito pohranjujemo vaše osobne podatke koji se odnose na poreze i financijske podatke na razdoblje od 11 godina, podatke koji se odnose na ugovore o radu i platne liste te plaću trajno, dok ostale osobne podatke pohranjujemo na razdoblje u kojem je u vezi tih podataka moguće voditi pravne postupke. Osjetljive podatke pohranjujemo koliko je to razumno potrebno.

Prenosimo li vaše osobne podatke trećima?

Kako smo ranije naveli, otkrivamo vaše osobne podatke trećima kako bi ispunili ranije navedene svrhe. To činimo u sljedećim slučajevima:

• Dobavljačima. Možemo, primjerice, uključiti dobavljača da za nas obavlja administrativne ili operativne poslove kako bi unaprijedili odnos s vama. Dobavljač(i) će biti vezani ugovornim i zakonskim obvezama u svrhu zaštite povjerljivosti vaših osobnih podataka te će imati pristup samo vašim osobnim podacima za potrebe obavljanja njihovih funkcija; relevantni dobavljači su osobito informacijsko-tehnološki (IT) dobavljači ( koji pružaju ili su podrška našim IT sustavima, uključujući podatke o vama), društva za upravljanje poslovnim objektima (brinu o fizičkoj sigurnosti u našim poslovnim objektima stoga će biti upoznati s vašim identitetom kako bi vi imali pristup našim poslovnim objektima) pružatelji usluga s područja ljudskih potencijala (Human Resources) koji obrađuju plaćanja i naknade u naše ime, primjerice catering za suradnike i kolege na licu mjesta, pružatelji usluga putovanja (koji organiziraju putovanja za naše suradnike i kolege) ili pružatelji usluga financijskog i računovodstvenog menadžmenta (koji obrađuju osobne podatke o kolegama i suradnicima u svrhu obračuna plaća i potraživanja).
• Drugim članovima Lugere koji se nalaze u drugim zemljama. Oni se nalaze u ili izvan Europske Unije: različiti članovi grupe izvršavaju različite funkcije stoga ćemo vaše osobne podatke dijeliti s njima iz različitih razloga:
  • podatke dijelimo drugim članovima Lugere koji pružaju IT usluge Lugera društvima diljem svijeta; te se IT funkcije nalaze u Nizozemskoj i Francuskoj
  • podatke dijelimo drugim Lugera društvima diljem svijeta gdje ste pokazali interes za prilike koje nudi tržište ili ukoliko Lugera prepozna da posjedujete određene vještine potrebne ili korisne na tom tržištu. Popis država u kojima poslujemo dostupan je na našoj internetskoj stranici https://www.lugera.com prilikom korištenja funkcije „choose your country“
• Našim poslovnim klijentima/budućim poslodavcima: dijelit ćemo vaše osobne podatke našim poslovnim klijentima koji nude poslove/zadatke koje bi vas mogli zanimati, odnosno koji su zainteresirani vašim profilom, za kolege ovo se odnosi na situacije kada radite na licu mjesta sa našim klijentima. Oni su obvezani ugovornim i drugim obvezama o povjerljivosti u odnosu na vaše osobne podatke;
• Dijeliti ćemo vaše osobne podatke vladinim tijelima, policiji, regulatornim ili tijelima za provedbu zakona ako utvrdimo, isključivo na temelju vlastite procjene, da smo zakonski obvezni odnosno ovlašteni tako postupiti ili ukoliko bi to bilo razumno učiniti, i
• Kao dio dubinske analize koja se odnosi na (ili provedbu) spajanje, stjecanje ili druge poslovne transakcije možemo dati vaše osobne podatke potencijalnom prodavatelju ili kupcu, novom pružatelju usluga te njihovim savjetnicima.

Prenosimo li vaše osobne podatke izvan Europske unije?

Možemo prenositi i obrađivati vaše osobne podatke u jednoj ili više drugih zemalja, unutar ili izvan Europske unije. Popis država u kojima poslujemo dostupan je na našoj internetskoj stranici https://www.lugera.com.

Vaše podatke prenositi ćemo izvan EU samo u zemlje za koje Europska komisija odluči da osiguravaju odgovarajuću razinu zaštite ( popis tih zemalja dostupan je na https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) u zemlje u kojima je Lugera poduzela odgovarajuće mjere zaštite kako bi se osigurala privatnost vaših podataka (za koje koristimo obrasce ugovora za prijenos podataka koje je odobrila Europska komisija, primjerci su dostupni na https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en)

Koja su vaša prava?

• Pravo na pristup i dobivanje kopije vaših osobnih podataka koji se obrađuju

Imate pravo tražiti potvrdu da li obrađujemo bilo koji od vaših osobnih podataka. U slučaju kada obrađujemo vaše osobne podatke, imate pravo pristupa vašim osobnim podacima i određenim informacijama o tome kako ih obrađujemo. U određenim slučajevima možete zatražiti da vam pošaljemo kopiju vaših podataka u elektroničkom obliku. Ukoliko postoji self-service sustav, savjetujemo da putem istog sami ažurirate vaše osobne podatke. U nekim ograničenim okolnostima, također imate pravo zahtijevati prenosivost vaših osobnih podataka, što znači da ćemo ih na vaš zahtjev dostaviti trećoj osobi.

• Pravo na ispravak vaših osobnih podataka

Ukoliko dokažete da osobni podaci koje posjedujemo o vama nisu točni, možete zatražiti ispravak netočnih osobnih podataka koje se na vas odnose. Predlažemo da pristupite self-service sustavu i ukoliko je moguće direktno ažurirate vaše osobne podatke.

• Pravo na brisanje/„pravo na zaborav“

U određenim okolnostima imate pravo zatražiti brisanje osobnih podataka koji se na vas odnose. Zahtjev za brisanjem osobnih podataka koji se na vas odnose možete podnijeti u bilo kojem renutku, a Lugera će procijeniti da li vaš zahtjev za brisanjem treba odobriti. Pravo na brisanje uvjetovano je zakonskim pravima ili obvezama koje moramo poštivati radi zadržavanja podataka. U slučajevima kada, sukladno zakonu, utvrdimo da zahtjev za brisanjem vaših osobnih podataka treba odobriti, Lugera će to učiniti bez nepotrebnog odgađanja. Molimo imajte na umu da jednom kad se vaši osobni podaci obrišu – Lugera vam neće moći pružati usluge. Ukoliko se želite ponovno registrirati u Lugeru, morat ćete ponovno unijeti vaše osobne podatke.

• Pravo na ograničavanje

U određenim okolnostima, imate pravo ograničiti obradu vaših osobnih podataka. Međutim, u nekim slučajevima takvo ograničenje obrade može ograničiti usluge koje možete primiti od nas.

• Pravo na prigovor

Ukoliko se Lugerina obrada vaših osobnih podataka temelji na legitimnom interesu Lugere (i na niti jednoj drugoj osnovi) ili se obrada odnosi na direktni marketing, imate pravo na prigovor protiv takve obrade na temelju vaše posebne situacije.

U svrhu ostvarivanja Vaših prava kontaktirajte nas putem e-mail adrese osobnipodaci@lugera.hr

U pogledu obrade vaših osobnih podataka također imate pravo na pritužbu kod vašeg lokalnog tijela za zaštitu osobnih podataka prema mjestu gdje živite ili radite, odnosno prema mjestu gdje smatrate da je došlo do problema u vezi s vašim osobnim podacima.

Provodimo li nadzor?

Koliko je to zakonski dopušteno, Lugera zadržava pravo na reviziju, nadzor i bilježenje pristupa, korištenje i sadržaja svih podataka koji se održavaju ili obrađuju IT sustavima. To činimo za gore navedene svrhe (d)-(h), međutim ovo posebno naznačujemo u ovoj obavijesti kako bi Vas upoznali sa činjenicom da se vaša upotreba IT sustava u vezi s vašim radom, nadzire.

Kakva je sigurnost osobnih podataka u Lugerinim sustavima?

Vi ste odgovorni za sigurnu pohranu vaših podataka za prijavu na Lugerin sustav, a posebno za zaporku koju smo vam dodijelili ili koju ste sami odabrali. Ove vjerodajnice za prijavu su za vašu vlastitu uporabu. Niste ovlašteni dijeliti vaše vjerodajnice ili druge detalje vašega računa s drugim osobama.

Kako nas možete kontaktirati?

Ako imate pitanja u vezi ove Izjave ili biste željeli dodatne obavijesti o načinu zaštite vaših osobnih podataka (na primjer kada ih iznosimo izvan Europske unije) i/ili ako želite kontaktirati Lugerinog službenika za zaštitu osobnih podatka, molimo vas pošaljite nam elektronsku poštu na osobnipodaci@lugera.hr.

Kako mijenjamo ovu Izjavu?

Uvjeti ove Izjave mogu se mijenjati s vremena na vrijeme. Mi ćemo objaviti svaku promjenu ove Izjave putem odgovarajućih obavijesti na ovoj internetskoj stranici ili kontaktirajući vas putem drugih komunikacijskih kanala.

11.4.2024