Vaši rezultati ovise o radnom okruženju
Za povećanje efikasnosti i produktivnosti nisu dovoljni samo znanje i vještine koje imate već uvelike utječe i okruženje u kojem se nalazite. Uzalud sva znanje i kreativnost ako ste primjerice okruženi bukom u kojoj ne možete kvalitetno razmišljati. Korištenjem sljedećih savjeta može Vam pomoći u boljoj organizaciji svog radnog okruženja i unaprijediti Vaše radne rezultate.
Organizacija je najbitnija
Za početak radnog dana najbolje je zabilježiti sve svoje obveze i odrediti koji su zadaci primarni za Vas. U pretrpanom rasporedu lako se pogubiti i smanjiti produktivnost u pokušaju da stignete sve u jednom danu. Evo nekoliko savjeta kako uspjeti u tome:
- Metoda “Eisenhowerovog matriksa” – Svoje zadatke podijelite prema hitnosti i važnosti. Fokusirajte se na ono što je važno, a ne samo hitno. Nalazi li se na Vašoj listi previše zadataka, tada je vrijeme da nešto delegirate svojim kolegama.
- Tehnika “3 najvažnija zadatka” – Na početku svakog radnog dana zapišite tri ključna zadatka koja morate obaviti taj dan/tjedan. Njihova realizacija dat će Vam osjećaj postignuća i povećati motivaciju.
Rad, pauza, rad: Organizirajte svoj dan tako da imate blokove koncentriranog rada bez ometanja, a između njih ubacite nekoliko pauza od par minuta. Npr. Radite punih 25 minuta, zatim uzmite 5 minuta pauze i tako dok ne obavite posao.
Ne prebacujte sav posao na sebe
Delegiranje je ključna vještina koju morate savladati kako biste povećali svoju produktivnost. Naučite prepustiti zadatke drugima, ne trebate sve odraditi sami. Razmislite o tome koje zadatke možete povjeriti drugima kako biste oslobodili vrijeme za projekte koji su Vam u tom trenutku najbitniji.
Prilikom delegiranja zadataka, jasno komunicirajte očekivanja i rok do kada zadatak treba biti izvršen, ali prepustite članovima tima prostor da obave posao na svoj način.
Eliminirajte sve što bi Vas moglo ometati
Buka i razne ostale smetnje mogu značajno utjecati na Vašu produktivnost i omesti koncentraciju. Ovo je čest problem kada radite u otvorenim uredima ili s puno ljudi.
Najveći neprijatelj produktivnog rada su obavijesti. Tijekom blokova rada isključite obavijesti na svom mobilnom uređaju ili računalu kako biste ostali fokusirani. Ako Vam mobilni uređaj nije potreban za rad koji obavljate, najbolje bi bilo da ga udaljite s radnog stola.
Buku u otvorenim uredima možete riješiti slušalicama. Slušalice će otkloniti buku, a ujedno možete pustiti glazbu koja Vam pomaže u radu ili razmišljanju. Tako također dajete kolegama do znanja da ste zauzeti i da Vas ne ometaju. Osim slušalice, dobar staromodni znak “bez ometanja” na stolu može dobro poslužiti 😉.
Uredan radni prostor
Znate li da fizičko okruženje u kojem se nalazite znatno utječe na Vašu produktivnosti? Tako uredan i organiziran ured može smanjiti strest, povećati učinkovitost i smanjiti potrošeno vrijeme tražeći potrebno po uredu.
Uredan stol već je pola odrađenog posla. Na radnom stolu ostavite samo predmete koji su Vam potrebni za rad na dobivenom zadatku. Minimalistički izgled smanjuje preopterećenost i daje dojam da je sve “pod kontrolom”. Uredite prostor po svom ukusu i dodajte svoj osobni “touch” uz malo biljaka, fotografija i omiljenih predmeta koji bi Vas mogli motivirati i potaknuti pozitivno raspoloženje. Iako možda u poslovnom uredu to neće uvijek biti moguće, no ako radite kod kuće bilo bi dobro uložiti u ergonomsku stolicu kako biste spriječili umor i bolove u leđima.
Postavite granice između posla i slobodnog vremena
Nekad je teško postaviti jasnu granicu između radnih sati i svog slobodnog vremena. Pogotovo kada radite od kuće. Tad se često događa da u želji da završite svoje zadatke ostanete raditi i duže jer ipak ne gubite vrijeme na putovanje kući. Takav način razmišljanja često rezultira neravnotežom između privatnog i poslovnog života.
Važno je postaviti crtu koja će odvajati to tvoje. Za početak, nakon završenog radnog dana, izbjegavajte provjeravati e-mailove i raditi dodatne zadatke nakon završenih 8 sati rada. Fokusirajte se nakon toga na odmaranje i hobije koje volite raditi izvan radnog vremena. Na radnom mjestu, dobro je dati doznanja kada ste u fokusu na neki zadatak i niste dostupni za sastanke ili pitanja.
Osim toga, dobar savjet koji Vam možemo dati je da na kraju radnog dana uzmete par minuta i zapišete koji su zadaci ostali od toga dana i što treba odraditi idući dan. Tako ćete skloniti te misli tijekom ostatka dana.
Izbjegavajte multitasking
Iako je multitasking vrlina kojom se vrijedi pohvaliti ipak treba znati kada ga treba izbjegavati. Često kad zadaci s liste postanu i hitni i bitni javlja se razmišljanje “ma mogu ja to sve odjednom rješavati” što je pogrešno. Rješavajući odjednom nekoliko većih zadataka vrlo je vjerojatno da će do smanjenja efikasnosti i da će se potkrasti pogreške u radu. Fokusirajte se radije na jedan po jedan zadatak. Bolje je zatražiti dodatno vrijeme i isporučiti kvalitetno rješenje, nego požuriti i završiti zadatak unutar roka, ali s greškama.
Dobro radno okruženje čine male kvalitetne navike. Ključ je u kombinaciji dobre organizacije, pravilnog odmora koji ne smijete preskakati, postavljanje granica i prilagođavanja fizičkog prostora sebi. Na taj način postići ćete više i osjećati se zadovoljnije na svom radnom mjestu.
Smatrate li da se Vaše radno okruženje ne može biti bolje ni nakon primjene ovih savjeta, možda je vrijeme za novi posao.
Otvorena radna mjesta, osim na našoj web stranici možete pronaći i na našem LinkedIn profilu :).
